Aprender a sacar tiempo libre y a descansar

Llegan las vacaciones. Visitas a lugares deseados y paradisíacos como el de la fotografía. Tiempo para desconectar. ¿De verdad? Eso pensamos también de los fines de semana, y en muchos casos se convierten en continuación de la jornada laboral, en adelantar trabajo o recuperar temas atrasados. Así, apunta una cosa muy interesante John Battelle en el blog que escribe para American Express (ejemplo de cómo debe hacer una empresa para meterse en el mundo del Social Media), y que llama “Take 48!”.

En su empresa, Federated Media, el CEO, el COO, y el Editor/CRO, establecieron una regla básica, se pusieron de acuerdo para no enviar un email a ningún miembro de la organización desde el viernes a la 6 de la tarde, hasta el domingo a las 6 de la tarde. Las implicaciones, para gente acostumbrada a trabajar vía email, eran difíciles de llevar, porque la regla no prohibía escribir un email, hacía referencia a enviarlo. El objetivo de todo esto, que la gente descansara y no se preocupara de mirar el correo durante el fin de semana. Hacer frente al mono al email que tenemos en nuestra sociedad.

Pensado con detenimiento, ese planteamiento debería asignarse al periodo de vacaciones, cosa complicada de realizar en las empresas de hoy en día, más cuando el contacto con el mundo laboral se realiza a través del correo electrónico. Por eso el ocio y el descanso debe ser una variable a la que no se debe renunciar. Cuestión de reclamar tiempo libre. ¿Qué es eso? Tiempo para uno mismo. Tiempo al que lo normal es que le vayamos quitando horas. Por eso es bueno escuchar consejos sobre como mejorar nuestra vida personal frente a la laboral, y en eso nos puede ayudar blogs como Zenhabits (muy recomendable). Allí, plantean 20 maneras de encontrar más tiempo libre para nosotros, sobre todo en este mes de vacaciones, y con vistas a cuando regresemos al trabajo.

Entre esas 20 maneras de disponer de mayor tiempo libre, los consejos varían desde hacer un descanso diario más a menudo (esa hora que puede sernos muy beneficiosa), encontrar las cuatro o cinco cosas esenciales para uno mismo y descubrir aquellas que te hacen perder el tiempo, programar tu tiempo de tal forma que nada te pueda pillar por sorpresa, consolidar las labores para que aquello que realicemos repartido en varios días se terminen haciendo en el mismo día, repensar la rutina y limitar el uso del email, delegar, aprender a desconectar, a decir no, y a como usar las mañanas, etc… Son algunos de las ideas que se plantean. No son un dogma, pero lo mismo, en este tiempo de vacaciones, bien vale la pena plantearse realizar algunas de ellas. Por no volver a caer en los mismos errores y en las mismas quejas de falta de tiempo libre cuando finalice septiembre.

Vía | Zenhabits

Consejos para gestionar el tiempo en vacaciones

El verano no significa dejarse llevar por una anarquía horaria. La Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios ofrece once recomendaciones para racionalizar nuestro tiempo durante el periodo vacacional.

La Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE) ha hecho pública una relación de consejos para gestionar adecuadamente el tiempo durante las vacaciones estivales.

Según Ignacio Buqueras, Presidente de ARHOE, los españoles tenemos unos hábitos tan nocivos en materia de horarios que tampoco cuando llega el periodo de vacaciones sabemos gestionar nuestro tiempo. “Las vacaciones son un periodo de descanso, el momento adecuado para dedicarse a la familia, pero sobre todo, a uno mismo. Sin embargo, muchas veces iniciamos este periodo con la rémora de los malos hábitos de todo el año y esto nos puede llevar a gestionar mal también nuestro tiempo de vacaciones”.

ARHOE hace once recomendaciones para racionalizar el tiempo de las vacaciones:

1) Seguir unos horarios también durante nuestras vacaciones. No conviene pasar de un periodo de tiempos reglados por el trabajo, las obligaciones, etc., a un tiempo de anarquía total en materia de horarios. Dentro de una flexibilidad, es recomendable marcar unos horarios mínimos.

2) Dedicar tiempo a la familia y a los amigos. Es importante que aprovechemos un tiempo para estar con esas personas que durante todo el año están a nuestro lado, pero que por diversos motivos tenemos un poco descuidadas.

3) Aprovechar las comidas. Las comidas apresuradas, tan frecuentes durante el resto del año, dan paso en vacaciones a comidas más pausadas y en familia. Las sobremesas son momentos favorables para reuniones con amigos y para pasar tiempo de calidad con los seres queridos.

4) Reservar tiempo para uno mismo. No se debe olvidar que tras un largo periodo laboral sujeto a una serie de obligaciones, se debe dar paso a un periodo donde la máxima sea la autorrealización de la persona; para ello debemos dedicarnos tiempo.

5) Dedicarnos a nuestros hobbies y aficiones. El periodo estival es un excelente momento para llevar a cabo los hobbies y proyectos que durante el año no hemos podido realizar. Una oportunidad para sacar a relucir aquellas facetas de nuestra persona que hemos tenido relegadas.

6) Evitar el sedentarismo. Las vacaciones son un periodo para descansar y dejar de lado el estrés del día a día. Pero esto no debería asociarse con no hacer nada en absoluto. “Tirarse a la bartola” es un ejercicio legítimo e incluso recomendable durante las vacaciones, pero deja de serlo si se convierte en nuestra única actividad. El día tiene 24 horas, tiempo de sobra para descansar, divertirse, estar con familia y amigos, conocer nuevos sitios, etc.

7) Desconectar. El único modo de descansar es dejando de lado los problemas cotidianos del trabajo. Gestionar el tiempo racionalmente implica saber separar parcelas en el uso que hacemos del mismo. La parcela laboral debería quedar al margen dando paso a la personal y familiar.
Evitar las jornadas maratonianas. En ocasiones, al realizar un viaje o excursión nos vemos con el apremio de visitar a toda prisa los lugares para conseguir verlo todo en el poco tiempo del que disponemos. Nosotros recomendamos tomarlo con calma, pues corremos el riesgo de acabar más cansados que cuando comenzamos las vacaciones.

9) Planificar las excursiones y viajes. Una manera de aprovechar el tiempo es organizarlo de antemano. Una cierta planificación de las jornadas nos facilitará optimizar mejor nuestro tiempo.

10) Aprovechar las vacaciones al máximo. Lo que no quiere decir hacer cuántas más cosas mejor sino hacer una buena distribución de nuestro tiempo. La regla de los tres ochos también es aplicable durante las vacaciones: 8 horas para actividades, 8 horas para el descanso y 8 horas para el ocio y entretenimiento.

11) Buenos propósitos. El verano es un periodo de desconexión, en el que toman valor aspectos de nuestra vida que teníamos un poco olvidados como la vida familiar o el ocio. Si conseguimos marcarnos unas pautas sólidas, y concienciarnos de que con organización todo tiene cabida, nos puede servir de entrenamiento para hacerlo también durante el resto del año.

Vía: http://www.baquia.com

La gestión del tiempo de los clientes

Por puro sentido común, se entiende que una de las prioridades de la empresa es tener contentos a sus clientes dándoles el mejor servicio posible. Lo que muchas veces no se tiene en cuenta por su parte es gestionar el tiempo de los mismos. Si uno se pone en situación, tiene experiencias en las que ha tenido que soportar mucho tiempo de espera por una mala gestión. Lo peor reside en que ciertas empresas no aplican el mismo valor que dan a su tiempo, con el que dan a sus clientes, cuando en realidad, y a la hora de un servicio, ambos tienen el mismo valor. Luego, lo más curioso radica en que muchas de las reclamaciones que se producen están relacionadas con el problema del tiempo de espera, más allá de que la contrapartida obtenida sea buena o mala, que a la larga es lo que de verdad tendría que importar. Por lo tanto, estamos ante un fenómeno más sociológico que económico.

Una de las cosas que se me quedaron grabadas del curso de postgrado, a parte del consejo de “saber escuchar”, fue la gestión de colas, con base más de sociología que de management. La idea tras esta teoría reside en hacer esperar al cliente, público o usuario, el menor tiempo posible o que esa al final sea su percepción. Para eso se inventaron las citas previas, o las reservas de teléfono, pero no sólo es eso, también está en hacer más entretenido el tiempo de permanencia previo a recibir el servicio. En estos casos se piensa siempre en restaurantes, de donde surgió la idea. Así, tenemos los ejemplos de McDonalds y Burger King, que basan su fuerza en gestionar de una manera eficiente el tema de las colas (de su estudio surgió la variante del “drive thru”). Es decir, que uno va allí porque sabe que en poco tiempo va a tener a su disposición alimento. Obviamente preparar a las empresas para gestionar las colas y, en consecuencia, dar un buen servicio requiere de unos costes que las empresas no suelen considerar como prioritarios.

Me pongo a pensar en otro ejemplo, que me vino a la cabeza durante la lectura de Groundswell, la sala de espera de las sesiones de radioterapia o quimioterapia para los enfermos de cáncer. Bastante tiene uno con sus problemas, pero si escuchasen a sus pacientes, ese tiempo de espera criminal, lograría que los hospitales hiciesen más placentera la espera y por consiguiente el paciente notase una mejora del servicio. Lo cierto es que el servicio es el mismo, no va a variar porque la espera sea diferente, pero el hecho de hacerla más llevadera, implica una reacción psicológica del enfermo, con una mejor predispoción que puede dar lugar a ganar un prescriptor.

En esta situación habló más de un servicio en clínica privada. Es duro llegar a una sala donde no hay más que asientos y paredes vacías. El paciente no tiene nada a lo que agarrarse para dejar de pensar, y la espera termina convirtiéndose en un ansia que no ayuda y una comedura de cabeza. Tampoco se tiene en cuenta a los acompañantes, con lo que la cola, por mucho que se gestionen bien los tiempos de sesiones, salta por los aires en cuanto hay un problema inesperado. A eso es a lo que me refiero.

En toda empresa, independientemente del sector al que pertenezca la misma, e incluso en Internet, donde nadie espera más de un minuto que una página se cargue, las variables sociológicas son tan importantes como las económicas, y ahí el departamento de marketing debe estar al quite para dar lo que se espera de ellos. Ese punto sociológico no sólo es gestión, trata también de saber escuchar (al final doy giros y giros para regresar a lo mismo). El tiempo que los clientes le entregan a la empresa bien se lo merece, y más cuando está en juego la calidad de vida de las personas. La confianza se da, y cuesta recuperarla cuando se pierde.

Vía | Neuromarketing

Diez consejos para dejar de ser esclavo del horario

1. Ser puntuales. Es la génesis de unos horarios racionales. Permite aprovechar más el tiempo, es una manera de mostrar respeto hacia el tiempo de los demás y exigirlo hacia el propio.

2. Aprovechar el tiempo. Es limitado y fácilmente desperdiciable, por lo que hay que mentalizarse para aprovecharlo al máximo y terminar las tareas del día sin necesidad de pasar más horas de las debidas en el lugar de trabajo o llevarse tareas a casa.

3. No robar el tiempo a los demás. Perder el propio es igual de grave que hacérselo perder a los demás. Se debe intentar no arrastrar a los compañeros, jefes o subordinados a actividades improductivas y no retrasar su trabajo por no hacer a tiempo el propio.

4. Salir a la hora. Es muy importante para mantener alta la motivación. Conviene reivindicar el derecho de salir a la hora convenida, más aún si se ha sido productivo y cada uno ha cumplido con su trabajo. La perspectiva de salir a la hora ofrece la sensación de que se controla el propio tiempo.

5. Aumentar la tasa de productividad por tiempo de trabajo. España es uno de los países donde más horas se pasa en el trabajo, y a la vez uno de los menos productivos, lo que se combate aprovechando mejor el tiempo en el puesto. Es aconsejable potenciar la cultura de la eficiencia más que la de la presencia.

6. Reducir las horas de comidas. En España se dedica demasiado tiempo a la comida, la sobremesa, etc. Es aconsejable dedicar no más de 45 a 60 minutos y emplear el resto del tiempo en trabajar, tiempo ganado para salir antes.

7. Más dedicación a la familia y ocio. Los trabajadores tienen la impresión de que al terminar las vacaciones sólo viven para trabajar. No es necesario estar de vacaciones para disfrutar de estos aspectos.

8. Dormir más. Muchos de los problemas tienen su origen en los malos hábitos de descanso. En España se trasnocha mucho y se duerme poco, y se puede mejorar la calidad de vida con acostarse antes.

9. Planificar. Es la manera más eficaz de aprovechar el tiempo al máximo sin tener que trastocar los horarios. Desde Arhoe se aconseja seguir la regla de los tres ochos; ocho horas para trabajar, ocho para el ocio y ocho para descansar.

10. Olvidar las jornadas interminables. No se puede pasar de no hacer nada en vacaciones a vivir jornadas de trabajo maratonianas. Volver a la rutina de trabajo no equivale a vivir en la oficina, y un cambio de jornada tan brusco favorece el estrés por la vuelta.

Los minutos con los que nadie cuente

RECORDANDO UNA ANÉCDOTA

Hace muchos años leí una entrevista que le hicieron a un importante ejecutivo de la época. Aquel señor era lo que los expertos llaman hoy un “hombre de éxito”. Ya casi al final, le preguntaron: “¿Cómo es posible que usted haya acumulado tantos conocimientos culturales, si ha dedicado casi toda su vida a la ardua tarea de dirigir empresas y sortear situaciones difíciles?”, a lo que este señor contestó: “Simplemente he utilizado los minutos con los que nadie cuenta. Por ejemplo, ¿ve usted ese libro abierto sobre mi escritorio?; pues, cada vez que alguien por teléfono me dice “un momentico”, continuo su lectura hasta que aparece el interlocutor. Usted no podría calcular cuantos libros ya me he leído mediante ese procedimiento”. La idea me pareció muy interesante.

Efectivamente, esos minutos “sueltos”, “al menudeo”, “sencillos” o como se les quiera llamar están presentes en todo el camino de la vida diaria, ya sea usted un alto ejecutivo, un médico, un plomero, una ama de casa o un político. Si usted tiene la necesidad de aprovechar mejor el tiempo, sería bueno que se fijara en ellos

CONVIERTA DESPERDICIOS EN PRODUCTOS

Hablemos entonces de esos minutos, o sea, esos pedazos de tiempo que aparecen sueltos por ahí, por lo general de forma inesperada. Son tan pequeños y tan poco sistemáticos que casi nadie los toma en cuenta y se pierden inexorablemente.

Muchas personas gustan de tener alcancías de monedas fraccionarias. Conozco quien mete en un pomo todas las piezas de un peso que recibe y otro que se especializa en pesetas.

Una compañera de trabajo, cansada de que sus hijos mayores, que ya trabajan, dejen tiradas por cualquier lugar de la casa monedas sueltas, decidió echar todas las que se encuentra en una lata mediana, de esas en que vienen las galletas dulces. De esta forma, se ha asegurado permanente la fuente financiera para comprar el regalo de cumpleaños de la nieta.

Los minutos sueltos son como las habitaciones de un hotel: la que no se alquile hoy se pierde, pues ese ingreso dejado de obtener no puede recuperarse mañana

Pero el tiempo no es así, tiene que usarlo al momento, no puede guardarlo en una lata de galletas. Usted se sorprenderá de cuantas cosas puede hacer en los minutos al menudeo, tanto de interés personal como laboral, siempre que cree las condiciones para ello.

Le diré algo más, muchos de los minutos al menudeo se originan en deficiencias, fallas en la organización o errores, por lo que si usted los pudiera aprovechar, estaría convirtiendo desperdicios en productos útiles. Hay tres condiciones esenciales para poder lograrlo:

1ro. LA OPORTUNIDAD. Hay que aprender a reaccionar rápidamente ante potenciales minutos al menudeo. Saber distinguirlos y ponerse en acción.

2do. EL OBJETO. Disponer de algo sobre lo cual actuar o pensar, un problema, una tarea o un documento.

3ro. EL MEDIO. Tener a mano los instrumentos que le permitan aprovechar la oportunidad y actuar sobre el objeto. A veces basta con un lápiz y una hoja de papel.

APROVECHAR LA OPORTUNIDAD

La ocurrencia de minutos al menudeo adopta innumerables formas y usted debe ser capaz de identificarlas para impedir que la oportunidad se le vaya de la mano. A continuación se presenta una relación de las más típicas, el resto deberá descubrirla por su cuenta pues se relacionan más bien con las condiciones específicas de cada cual.

Viajes

Es una fuente importante de minutos al menudeo. Las posibilidades son muchas, aquí sólo van algunas. Si viaja en auto con chofer puede disponer hasta de horas completas en dependencia de lo largo del viaje. Si es por avión tendrá oportunidades en el trayecto al aeropuerto, la espera allí, la demora en la salida, el viaje mismo, los cambios de avión en vuelos internacionales, etcétera.

En los viajes fuera de la localidad tendrá posiblemente otras oportunidades, con la ventaja adicional de que está menos sujeto a interrupciones que en su lugar habitual de trabajo.

Reuniones

Es lamentable, pero muchas de ellas empiezan tarde y ese es tiempo aprovechable. Otras veces la reunión tiene ocho puntos pero usted sólo tiene que ver con el cinco. Si a pesar de ello tiene que quedarse desde el principio hasta el final, ¿por qué no aprovechar el tiempo de los siete puntos restantes en vez de amargarse o hacer palotes en una hoja en blanco?

Puede ser que la reunión en que se encuentra se descontroló, se salió de su objetivo y usted no puede hacer nada pues el conductor está en la luna. ¿No habría también su tiempito?

A lo mejor lo enviaron a una reunión absurda en la que el único valor es el del tiempo que se pierde. No lo pierda usted.

Teléfono

Parece que no fuera así pero es también un proveedor de minutos al menudeo. Le puedo recordar la entrevista que a manera de ejemplo cité al inicio del artículo, pero hay otras más. Por ejemplo, el tiempo que media entre cuando colgó el teléfono al que usted llamaba pues sonaba ocupado y la acción de volver a teclear el numero, o aquel personaje que nos dice “cuelga que enseguida te llamo” y usted se pone a esperar hasta que suena el timbre.

Interrupciones ajenas

Capitalice las interrupciones que reciba su interlocutor. Por ejemplo, usted está despachando con alguien pero este tiene de pronto que atender una larga llamada, recibir un visitante inesperado, ir a ver a su jefe que lo llamó o salir a hacer una consulta en relación con lo que está conversando. En cualquiera de estos casos usted se queda en el aire. Aproveche esos minutos, se los están regalando.

La computadora

Creada para hacer las cosas más fáciles y rápidas son también una fuente de minutos sueltos que se pierden irremediablemente. Por ejemplo cuando usted está haciendo búsquedas en Internet, la demora entre bajar un material y que aparezca en pantalla, para entonces proceder a bajar otro, resulta a veces demasiado largo para nuestra paciencia y aunque no sea mucho, si durante la mañana bajó 20 materiales, la espera entre unos y otros le puede sumar varios minutos.

Otras demoras puede deberse a sistemas en redes de poca velocidad en los cuales la espera para las respuestas se hace notable. No faltaría comentar además esos programas enormes o libros completos de ocho o diez megas que usted decide bajar, incluso con un acelerador y que se demoran diez o quince minutos en “aterrizar”.

Intervalos y suspensiones

Entre una actividad y la que le sigue aparecen a veces pequeños intervalos de tiempo que nadie puede prever y que son aprovechables, sobre todo para asuntos que pueden resolverse con rapidez.

Por otra parte, a veces se producen interrupciones que lo toman de sorpresa y no sabe cómo emplear esa media hora que de pronto ponen en sus manos. Tenga en cuenta también esta posibilidad.

Demoras en general

Es una fuente importante, no tanto por su duración como por su frecuencia. Fue a recoger el celular que dejó reparando y le dicen que se siente y espere un rato, fue a hacer una gestión en una oficina estatal y le dan el turno cuarenta y tres (van por el ocho), tiene un despacho con su jefe y éste no ha terminado con el anterior, el ómnibus que lo recoge para llevarlo al trabajo viene hoy con atraso, etc. Son realmente unos cuantos.

Esperas que no son demoras

Hay otras fuentes que no son demoras, ni interrupciones, ni colas, ni nada anormal. Son simplemente esperas de carácter natural como la que le corresponde hacer mientras le preparan la jarra de flores que compró para el aniversario, le friegan el carro, le arreglan el pelo en la peluquería o le reparan la cocina.

TENER EN QUÉ EMPLEARLOS

Después que usted aprendió a descubrir los minutos sueltos aprovechables, no puede hacer nada si no dispone de asuntos en qué emplearlos. Las posibilidades son infinitas tanto de orden laboral como personal (la elección es suya). A continuación una guía mínima de actividades que puede ejecutar durante los minutos al menudeo.

Leer

Muy socorrida pues no requiere medios especiales. Tenga a mano revistas, artículos sueltos, folletos técnicos, informes pendientes de revisión, correspondencia por leer, libros, etcétera. No tiene que llevarse las revistas completas, una fotocopiadora le permite cargar sólo con lo que le interesa leer.

Si sale de su oficina (generalmente es ahí cuando se presentan los minutos sueltos) tenga en su portafolio una selección de materiales para leer y se asombrará de lo rápido y bien que lee en esos minutos, alejado de su ambiente regular.

Escribir

Requiere un poquito más de condiciones pero no muchas. Puede responder a cartas de trabajo o personales, informes, libros (más del 50 % de mis publicaciones se han escrito en minutos al menudeo), síntesis de una reunión, listas de chequeo, etcétera. Si dispone de una grabadora de mano aproveche para dictar y crearle trabajo a la secretaria.

Si tiene una computadora portátil, no sólo puede escribir cosas sencillas, sino preparar tablas complejas, consultar la base de datos, elaborar informes completos, preparar una presentación para la próxima junta e incluso enviar cualquiera de ellos por fax o correo electrónico al destinatario.

Planear

Puede preparar el proyecto de ejecución de una tarea, definir los pasos a seguir para ejecutar algo, establecer la forma en que va a organizar cierta reunión importante, delinear el esqueleto del informe que tiene que escribir, revisar su lista de tareas y hacer ajustes en las prioridades, etc. Tenga a mano datos o elementos que le permitan hacer algunas de estas cosas.

Vaciar memoria

Hemos tomado prestado este término del campo de la informática. "Descargue" ideas, iniciativas o sueños en una hojita de papel o en un "atrapador de ideas", para que no se le olviden. Anote sin ninguna organización cosas de las que se acuerda de pronto y que son candidatas a su lista de tareas.

Esboce el nuevo proyecto de atención de enfermería en ha estado pensando o redacte algunas bases elementales para la estrategia que va a proponer en la próxima reunión del ejecutivo u organice los puntos que va a tratar en su conferencia de fin de año.

Haga una auto tormenta de ideas sobre un asunto de interés. Atrape en general lo que su mente produce, sobre todo si usted es del tipo creativo.

Liquidar la menudencia

Si tiene tareas del tipo que requieren muy poco tiempo para su ejecución y que a usted le conviene o necesita hacer, téngalas disponibles. Pueden ser llamadas telefónicas, contestar un cuestionario, firmar circulares y en general todo lo que quepa en los espacios de tiempo de menor tamaño.

Cambiar el método

A veces la táctica consiste en eliminar el mencionado “menudeo”. Por ejemplo, si usted está bajando muchos materiales de Internet mediante un navegador, una técnica consiste en bajarlos cada uno “en una nueva ventana”, minimizar esta y hacer lo mismo con todos los siguientes. De esta forma, el sistema está abriendo a la vez sucesivamente varios de dichos trabajos y cuando usted ordena minimizar la ventana del último, es muy probable que los dos o tres primeros ya estén listos para ser leídos, grabados o impresos según usted desee.

En el caso del teléfono, si tiene secretaria o auxiliar haga todas sus llamadas mediante ellos y pídales que sólo se la pasen cuando el interlocutor adecuado esté en línea. La otra idea es hacer la llamadas por bloques, es decir acumularlas para un momento determinado, organizar una lista en borrador con los números y los puntos y de esta forma reducir los baches entre llamadas y esperas.

Aprovechar la simultaneidad

Otra posibilidad, también en relación con la computadora, es aprovechar su capacidad para la multitarea. Por ejemplo, usted está bajando un libro de 350 páginas sobre Tablero de Comando lo cual le tomará uno cinco o diez minutos al menos. Mientras tanto, usted puede trabajar en la misma computadora. haciendo una tabla en una hoja de cálculo, redactando varias cartas para sus corresponsales o completando la presentación que dejó pendiente el día anterior. Debo ahora comentar que en materia de simultaneidad, los registros mundiales corresponde a las amas de casa, que son capaces de hacer múltiples cosas a la vez y hacerlas bien. Obsérvenlas y me dará la razón.

DISPONER DE LOS MEDIOS

Si hay el tiempo y el objeto en qué emplearlo, pero carece de los instrumentos mínimos para ello no podrá completar el ciclo. Esto es particularmente importante para cuando se encuentra fuera de su puesto de trabajo, por lo cual es recomendable que disponga de una base mínima de trabajo en su portafolio. Hay instrumentos imprescindibles y otros deseables, todo depende de sus posibilidades y del tipo de trabajo que realiza.

La lista que sigue a continuación va desde lo más sencillo hasta lo más exquisito. Todo lo incluido es útil, pero no tiene que tenerlo todo.

* Papel para escribir, hojitas de notas, presillas, minipresilladora
* Lápices o portaminas, bolígrafos, repuestos, sacapuntas, goma de borrar
* Libreta de teléfonos
* Lista de asuntos pendientes
* Atrapador de ideas (pequeña libreta de bolsillo)
* Calculadora portátil
* Computadora portátil.

BALANCE FINAL

Ya tiene ahí las ideas fundamentales. Le corresponde ahora ir creando reflejos condicionados que le permitan reaccionar positivamente ante los "minuticos" que se le aparezcan. Tenga a mano tareas que atender y medios para ejecutarlas. Ahora todo depende de usted.

Tomado de: Orlando Carnota Lauzán
http://www.degerencia.com

Caos o gestión del tiempo

Si existe algo que debemos apreciar en nuestro trabajo es el tiempo. Apreciarlo, por su importancia y porque su incorrecta gestión, puede influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado, en abordar nuevos asuntos y en definitiva, en la marcha global de la empresa.

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿Quién no ha ido en alguna ocasión al dentista?).

Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos, alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo.

Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente atareadas, cargadas de trabajo que exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones parecidas.

¿Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él? Esa es la cuestión que cualquier directivo debería plantearse.

Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se debe entre otros factores a:

* La inexistencia de objetivos previamente definidos. O teoría a salto de mata.
* No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
* La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.
* Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
* La insuficiente delegación de tareas.
* Exceso de información para analizar. O información desordenada, imprecisa o tardía.

Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, en primer lugar, determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por importantes entendemos aquéllas tareas que inciden de alguna forma en las áreas estratégicas de la empresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.

Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí lo son.

Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas. Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones mal planificadas, con hora de inicio pero sin hora de salida.

Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. De esta forma podremos tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan. Evidentemente siempre y cuando nuestro puesto y cargo nos lo permita.

Aprender a utilizar correctamente el uso del teléfono. Tanto cuando efectuamos llamadas como cuando las recibimos. Establecer filtros de llamadas y visitas mediante nuestra/o secretaria/o.

Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación entre sí. Podemos de esta forma aumentar nuestra concentración en ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersión. (Ley de Carlson: "Toda actividad interrumpida, es menos eficaz y consume mas tiempo que si se realiza de manera continua").

Por lo tanto, el tiempo es relativo, como también lo es el uso que hacemos de él en nuestro trabajo. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (de nuevo la "relatividad") y debemos aprender a identificarlas.

Se dice, que generalmente tan sólo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones y en definitiva desorden.

Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer mas de una cosa a la vez y por supuesto, hacerlo bien.

Y ustedes me disculparan, pero ya han pasado los 25 minutos que tenia programados para escribir este articulo.

Tomado de: Miguel Angel Aguirre
http://www.degerencia.com

En busca de el tiempo perdido

Hoy en día, un hombre de negocios puede ir en unos pocos segundos a diferentes partes del hemisferio; y, si lo desea repetir este viaje cuantas veces uno lo desee.

Antiguamente para dar esta vuelta a la tierra se tenía que utilizar una cápsula espacial…ahora gracias a la Internet, tardamos menos de lo que se tardaba en abordar esta cápsula.

Toca a nosotros los que trabajamos en el mundo de las ventas emplear con largueza esos modernos medios de comunicación.

Nuestra vida es una larga carrera contra reloj y, inigualdad de condiciones, cuanto mas contacto tenemos con clientes y prospectos de clientes, más probabilidades tenemos de cerrar ventas.

Utilicemos el avión, el auto…cuando estos medios resulten más rápidos y mas económico que un ciber contacto (dudo que así sea). Pero tratemos también de ganar tiempo actuando sobre nosotros mismos.

Quiero en este artículo proponerles algunas líneas de trabajo que les permitirán ganar tiempo, ese tiempo precioso que podemos pasar vendiendo ó aprovechando descansos bien merecidos.

Aprendamos a leer rápidamente y con mayor retención: Tenemos que absorber un cierto número relecturas profesionales aunque no sean sino el email que nos envía nuestra gerencia, parta prevenirnos sobre un cambio de precio, sobre las nuevas ofertas, etc. Muchas personas leen muy despacio, sin retener gran cosa de sus lecturas. Hay que ejercitarse en pruebas de lectura rápida (aunque les suene un poco como barrer para casa yo promuevo un curso relectura veloz muy efectivo). Cuando hayan realizado tales ejercicios, multiplicaran por dos o más su velocidad de lectura, reteniendo muchas más ideas de sus lecturas.

Aprender a redactar rápidamente y bien: A nosotros los vendedores no nos agrada escribir, por lo general. Debemos ser capaces de redactar de un modo claro y conciso un informe que explique por ejemplo la acción de la competencia en nuestra zona, o también el medio para satisfacer a un cliente saludándole o felicitándole.

Aprender a asimilar las decepciones: Un vendedor a domicilio aguanta los rechazos mal humorados de amas de casa, en muchos casos resulta excepcional obtener más de un pedido de cada tres visitas. Ello supone desde ya tres fracasos.

El tiempo que meditamos una decepción se pierde enteramente para el trabajo ¿Cuánto tiempo necesitamos para olvidar ese mal momento?

Aprendamos a reponernos rápidamente de una ofensa: hemos recibido la devolución de camisas acompañadas de una carta de uno de nuestros clientes, en la que nos: Estimado, amigo el precio de sus camisas es muy bueno pero la calidad de estas no convence a nuestros compradores y dudo de verdad que usted use estas camisas por que en realidad dudo que sean de su agrado (son feas). ¿Cuanto tiempo, perdemos tratando de redactar una carta de justificación? ¿Cuánto tiempo, perdemos en renegar contra esa injustificada excusa de nuestro cliente?

Aprendamos a descansar deprisa: El tiempo que se trabaja estando cansados se pierde casi por completo. Usemos métodos de relajación que permitan recuperar rápidamente nuestra energía.

Entrenemos también en dormir rápidamente y recuperar con igual rapidez nuestra facultad de atención y de trabajo tan pronto estamos despiertos.

Aprendamos a inspirar rápidamente confianza: Abordamos a un nuevo cliente ¿Cuánto tiempo requerirá el que nos de su simpatía y confianza?

Aprendamos a cerrar rápidamente una venta: Se dicen muchas cosas del cierre rápido de trato que se confunde con la venta por presión, pero cuando un vendedor esta convencido del valor de su producto, de los servicios que prestara a su eventual cliente, debe tener prisa por vender. Y cabe aprender a cerrar el trato pronto y con suavidad.

Esperando mis queridos colegas que este articulo sea de su utilidad y dediquemos un tiempo a la búsqueda del tiempo perdido para así vender más rápidamente y aprovechar más de la vida.

Tomado de: Gabriel Ojeda Reyes
http://www.degerencia.com

Administracion del tiempo, es esto posible?

Mucho se ha escrito sobre este tema, sin embargo quiero abordar una breve reflexión orientada a la importancia que cada gerente debe dar al manejo de este recurso no renovable, especialmente en estas épocas de cambio y transformación.

Como sabemos, el tiempo como tal no es administrable, es una categoría del conocimiento como dice E. Kant, y en su estructura es igual para todos; los años, meses, semanas, días, horas, etc.. de suerte que todos disponemos del mismo recurso y en las mismas condiciones, la diferencia está en la manera como nos organizamos para aprovechar al máximo y con los mejores resultados, las acciones que realizamos en ese tiempo.

La gestion gerencial implica la capacidad de planear adecuadamente las diferentes actividades que realizamos y definir los recursos y personas que dedicaremos para que su resultado sea positivo y de impacto. En este sentido el tiempo es uno de esos recursos y la capacidad de administrarnos en él determinará la efectividad frente a las tareas encomendadas.

No son pocas las ocasiones en que al finalizar el día nos sorprendemos con una sensación de insatisfacción e incluso frustración porque no alcanzamos a terminar, y en ocasiones iniciar, los diferentes compromisos que teníamos en nuestra agenda. Al hacer una revisión de lo realizado nos encontramos seguramente con algunos o varios de los siguientes elementos:

Dedicamos mucho tiempo a:

1. Atender cosas de poca importancia para el negocio.
2. Atender o realizar llamadas que no terminaron en nada.
3. Resolver problemas ajenos a nuestra competencia.
4. Repetir tareas que ya otro hizo.
5. Asistir a reuniones donde nuestra participación no era necesaria o no se manejo adecuadamente la agenda.
6. Las interrupciones que no eran de importancia
7. etc.

Otra evidencia de una mala administración en el tiempo es cuando reconocemos que lo urgente le roba tiempo a lo importante y es casi seguro que lo importante tiene mas impacto ya que por lo general (A menos que sea un acontecimiento repentino e inesperado) las urgencias son producto de la falta de planeación o de una adecuada delegación.

Otro tema tiene que ver con el manejo de las agendas y la autonomía que sobre ellas tenemos, me refiero específicamente cuando somos controlados por situaciones que no podemos administrar, tal como las reuniones, visitas de negocios y demás eventos que son programados y donde somos incluidos sin avisar. Quizá esta situación sea justificable por el cargo que desempeñáramos, pero aún así es nuestra responsabilidad entender el alcance del tiempo que estamos dedicando a estas actividades y su impacto en los resultados que se esperan de nuestra gestión.

Este punto merece especial reflexión cuando somos nosotros, como jefes, los que disponemos del tiempo de otros y no evaluamos el impacto en la productividad que tiene mantener un grupo de ejecutivos en una sala de juntas sin avanzar significativamente en los temas propuestos o simplemente haciendo que sus tareas y obligaciones se retrasen.

El tiempo, como se menciona antes, es un recurso no renovable, no es posible acumularlo ni guardarlo para utilizar después, por tanto su importancia radica en el uso que hacemos de él en los diferentes escenarios en los cuales transcurre nuestra vida y aquí vale la pena mencionar que la productividad en el manejo de nuestro tiempo no se refiere únicamente al ámbito laboral, implica también valorar las actividades que realizamos como parte de la familia y de la comunidad.

Permanentemente escuchamos que no importa la cantidad de tiempo sino la calidad del mismo que dedicamos a lo que hacemos, esto es, a mi modo de ver, parcialmente cierto ya que la calidad va asociada a la cantidad de tiempo que dediquemos a:

1. Planear nuestras acciones y tareas laborales y personales
2. Escuchar a las personas que nos rodean y nos interesan
3. Acompañar a nuestra familia
4. Crear vínculos de unión y respeto con nuestros compañeros.
5. Evaluar los resultados de nuestro trabajo y comportamiento.
6. Descansar y relajar nuestro cuerpo y espíritu
7. Leer y actualizarnos profesionalmente
8. etc.

Finalmente, sabiendo que son muchos los temas que se quedan sin abordar, quiero invitarlos para que reconozcamos que son muchas las razones que tenemos para hacer un pare en nuestra rutina diaria y establecer un modelo de gestión sobre la mejor manera de administrarnos en el tiempo que vivimos.

Tomado de: Jose Manuel Vecino
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3 principios para aprovechar el tiempo

La buena noticia? Aún no leí ningún ensayo científico que dijera que el no manejarse en forma efectiva – o no asignar en forma apropiada el tiempo a las actividades que elegimos – estuviera inserto en nuestro ADN! Por lo tanto, se puede aprender y de hecho están en todo tu derecho de hacerlo. No es tan difícil! Han aprendido cosas más complicadas en el pasado. Por supuesto, lo pasado ya fue, pero hay mucho por delante y mejor que se organicen:

Estos son los 3 puntos que sirven (y como siempre, me sirven) para aprovechar el tiempo y acostarse por la noche con la sensación de que cada día, valió la pena:

1. Eres miembro de la TRIPULACION que comanda tu vida. Imagina que te asignaron una vida de 85 años y eres responsable por lograr que llegue a destino. Esa es tu Misión. En el transcurso debes ser capaz de lograr cuantas más cosas puedas, por ejemplo, conocer 10 ciudades, tener 5 amigos ‘de aquellos', leer 20 libros, escribir algo para dejar a los demás, destacarte en lo que desees, etc. Cuando llegues a esos 80 debes ser capaz de ver hacia atrás con orgullo y satisfacción y sentir que lograste mucho, y que gran parte de eso benefició a otros. Que parte de la calidad de vida de ellos se debió a ti. Y que tu habilidad para manejarte le dio a ellos buena parte de tu tiempo. Eso es lo que te dará fuerza para hacer lo que quieras hacer y perseguir con pasión e inteligencia lo que quieras lograr. Este es el ‘PORQUÉ' deberías administrar tu vida.

2. Conoce, revisa, reordena, tus PRIORIDADES. Si aún no lo has hecho, tómate un tiempo para definir cuáles son las 5/10 cosas en las que quieres involucrarte (verás que el ‘tiempo' estará contigo, sin necesidad que lo administres, controles, etc!). Cuando las tengas ranqueadas, verás que será más fácil dejarte fluir día a día, ya que ahora vivirás de acuerdo a tus prioridades-de-vida.

3. Aprende a decir NO (con una sonrisa en tu cara) y consigue una agenda: Ve ya mismo al espejo del baño (o refléjate en el monitor de tu PC) y practica el decir NO con una sonrisa en tu cara. O hazlo mientras lees este artículo (pero que nadie te vea..te podrían declarar insano/a!). Y no sólo me refiero a soltar el NO a aquellos pedidos de terceros que consumen tu tiempo, me refiero a que te animes a decir NO a ciertas oportunidades que te presenta la vida que ponen en jaque tus valores y prioridades (aquellas que definiste en el paso 1). Aquí es donde la mayoría fallamos, en los dilemas. Decimos un SI que nos tormenta por el resto del día o semanas. Practica esta fórmula: el decir ‘ NO + disculpas formales + razón/es + opción/es' ? ‘NO, discúlpame, ahora debo ir a xxxx; si quieres puedo ayudarte mañana con todo gusto'. Difícil, no? Es por eso que no lo decimos muy seguido, pero vale la pena intentarlo. Contabiliza el tiempo que ganas y lo que te produce por dentro.
Lo de la agenda es para que no robe tu tiempo cualquier cosa que surja y puedas cancelar cualquier amenaza que atente con tus prioridades de ese día; por supuesto, sé flexible, pero comprométete siempre con tus prioridades y los resultados que quieras lograr ese día. Observa que digo ‘resultados', no ‘task list', ya que muchas veces tildamos todo lo que teníamos que hacer en el día y aún así el sabor de vacío, que acompaña a las tareas intrascendentes, no se va…

Tomado de: http://www.degerencia.com

Cómo tener una vida más balanceada?

Resumen ejecutivo:

Quienes leemos continuamente textos y whitepapers de management vemos que hay una gran cantidad de libros que explican cómo y porqué todo se puede administrar – el TIEMPO (time management) sobretodo. Particularmente me suena como un intento maquiavélico de demostrar que uno puede y debe siempre estar en control. ¿En control de qué? Del tiempo? Si usted se presentara para trabajar como mi contador y me dijera que me administrará el tiempo, no lo contrato. No será muy soberbio pensar que uno puede llegar a hacerlo? He aprendido que hay cosas que no se pueden ni se debería intentar administrar o, mejor dicho, entiendo que hay una sola cosa que podemos administrar: a nosotros mismos. Déjeme contarle cómo.

“ Sólo confía en ti mismo y entonces sabrás como vivir” GOETHE

¿Alguien de ustedes se preguntó alguna vez cómo podría hacer para administrar mejor su tiempo?

Seguro que sí. Todos lo hicimos. El punto es si logramos algo luego de cuestionarnos eso o si sólo sirvió para traer a la luz nuestra tendencia de querer hacer ‘todo' para ayer. O a nuestro hábito de hacer ‘nada de nada'. O a nuestra costumbre de hacer ‘todo', pero… más adelante, en otro momento…

Les diré algo que los reconfortará: se estuvieron haciendo la pregunta equivocada. Por eso no encontraban la respuesta. ¿Qué quiero decir con esto? Que no está mal el querer organizarse, lo que no está bien, a mi entender, es querer ‘administrar' el tiempo (ni la carrera, ni las relaciones), siendo éstos intangibles que por definición no se pueden administrar. ¿Conocen a alguien que haya invertido tiempo a una tasa conveniente y haya obtenido cinco minutos más para su día? ¿O alguien que haya administrado su tiempo y hubiera canjeado una hora de su día por una semana en un apart de Miami? Los presidentes, con tanto poder, ¿tienen acaso 26 horas para hacer todo lo importante que tienen que hacer o tienen los mismos 1440 minutos en el día que usted o yo?
Uno sólo puede administrarse a uno mismo y a sus actividades en relación a estos temas, elegir opciones y decidir en qué involucrarse. El tema no está en el tiempo, está en cada uno de nosotros. Si su foco lo pone en administrar el tiempo, perderá, automáticamente… más tiempo. Ahora, si el foco, en un nivel de pensamiento levemente superior fuera ‘cuáles son las razones por las cuales quiero organizar mi vida', bueno, ya avanzamos algo. La motivación interna para alcanzar la respuesta lo/a predispondrá distinto/a.

Después de todo, la mayoría de nosotros sabemos realmente ‘cómo' hacerlo, no? (o no sabe lo que tendría que hacer más y lo que tendría que dejar de hacer para tener más tiempo?) Y entonces, ¿por qué no lo hacemos? Bueno, les di mi secreto algunas oraciones hacia atrás: son dos verbos que le dan forma a su futuro, cada vez que los pronuncia, vive o ejecuta: elegir y decidir. Asegúrense que se les grabe el concepto: ‘sólo me puedo manejar a mi mismo y puedo elegir cómo voy a reaccionar en cada situación; entre la información que recibo del contexto y la decisión que tomo en consecuencia existe siempre un espacio de reflexión que define mi grandeza y le da forma a mi futuro'. No me crean, sino que les propongo que comiencen a experimentarlo y verán que cada vez se irán alejando más de esa sensación gris de frustración que acompaña al estado ‘fuera de control' al que muchas veces elegimos (conscientemente o inconscientemente) ingresar y en el cual decidimos permanecer. (Frustración? es aquello que surge cuando hacemos o nos involucramos en algo que no es una prioridad o no forma parte de nuestros valores y hace que nos recriminemos – a cada minuto que lo estamos haciendo – al punto de querer patearnos por habernos puesto a nosotros mismos en esa situación).

Tomado de: http://www.degerencia.com